Riktlinjer för hantering av personuppgifter inom klarabo

Allmänt

Det här informationsdokumentet beskriver hur KlaraBo Sverige AB, org.nr. 559029-2727, Hyllie Stationstorg 2, 215 32 Malmö (”KlaraBo”) och i förekommande fall våra dotterbolag samlar in och behandlar dina personuppgifter.

Din integritet är viktig för oss och vi vill att du alltid ska kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med dessa riktlinjer förklara vilka personuppgifter vi behandlar om dig när du surfar på vår webbsida, söker bostad eller lokal hos oss, blir hyresgäst hos oss eller kontaktar oss samt hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

KlaraBo är personuppgiftsansvarig samt i vissa fall gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med våra dotterbolag. KlaraBo ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning samt för att ta emot och administrera frågor om personuppgiftsbehandlingen när KlaraBo och dotterbolag är gemensamt personuppgiftsansvariga.

Hur samlar vi in och behandlar dina personuppgifter?

Allmänt

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person, till exempel ditt namn, din adress, ditt telefonnummer eller din e-postadress (”Personuppgifter”). I detta avsnitt beskriver vi vilka typer av Personuppgifter vi behandlar om dig och varför, vilka rättsliga grunder vi har för behandlingen och hur länge vi sparar dina Personuppgifter. För att göra denna information så lättöverskådlig som möjligt har vi delat upp detta avsnitt utifrån olika personkategorier. För att läsa om hur KlaraBo behandlar dina Personuppgifter – klicka på den eller de rubriker som passar in på dig.

Om du besöker KlaraBos webbplats

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

KlaraBo samlar in och behandlar följande Personuppgifter när du besöker vår webbplats:

(i) information om hur just du använder vår webbsida; och

(ii) teknisk data såsom din IP-adress eller andra unika data som kan identifiera den enhet du använder, till exempel telefon, surfplatta eller dator samt operativsystem, browsertyp och allmän geografisk platsdata. 

Varför behandlar vi dina Personuppgifter? 

KlaraBo behandlar dina Personuppgifter för följande ändamål:

(i) för att säkerställa den tekniska funktionen av vår webbsida; och

(ii) för att analysera hur du använder vår webbsida och på så sätt kunna förbättra och utveckla webbsidan.

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

Den rättsliga grunden för vår behandling av dina Personuppgifter såsom teknisk data och IP-adress när du besöker vår webbsida är att behandlingen är nödvändig för KlaraBos berättigade intresse av att kunna säkerställa den tekniska funktionen av webbsidan och att utveckla och förbättra vår webbsida (intresseavvägning).

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter? 

Din IP-adress sparas bara temporärt så länge du är besökare på vår webbsida. För närmare information om hur länge vi behandlar Personuppgifter om din användning av webbsidan, se vår cookieinformation.

Om du skapar en användare på Mina Sidor

Varifrån samlar vi in dina Personuppgifter?

När du skapar en användare på Mina Sidor samlar vår samarbetspartner Vitec (https://www.vitecsoftware.com/sv/personuppgifter-cookies/) in personuppgifter från dig. KlaraBo är personuppgiftsansvariga för insamlingen och behandlingen av dina Personuppgifter och Vitec agerar som vårt personuppgiftsbiträde.

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

När du skapar en användare hos oss kan vi komma att samla in och behandla följande Personuppgifter om dig:

(iii) dina kontaktuppgifter;
(iv) ditt personnummer;
(v) information om sysselsättning;
(vi) ekonomisk information; och
(vii) övrig information som delges KlaraBo.

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Om du vill skapa ett användarkonto på Mina Sidor kommer vi att behandla dina Personuppgifter för att kunna upprätta användarkontot och för att funktionerna för användarkontot ska fungera, så som möjligheten för dig att se olika hyresobjekt och lämna intresseanmälningar avseende dessa.

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

När du skapar ett användarkonto på Mina Sidor behandlar vi dina Personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig, som består i att skapa och administrera ditt användarkonto på Mina Sidor.

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

Vi sparar dina Personuppgifter till dess att ditt användarkonto avslutas.

Om du gör en intresseanmälan avseende ett av våra hyresobjekt

Varifrån samlar vi in dina Personuppgifter? 

Om du är intresserad av att bli hyresgäst hos oss kan du antingen lämna in en intresseanmälan direkt till oss genom t.ex. Mina Sidor eller genom någon av våra samarbetspartners, t.ex. Home Q (https://www.homeq.se/). Om du surfar på sådan samarbetspartners webbsida är det den aktuella samarbetspartnern som är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker. När du lämnar en intresseanmälan avseende ett av våra hyresobjekt kommer KlaraBo samla in Personuppgifter om dig från Mina Sidor eller från den aktuella samarbetspartnern och behandla dessa såsom personuppgiftsansvarig.

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

Om du är intresserad av att bli hyresgäst hos oss kan vi komma att samla in och behandla följande Personuppgifter om dig:

(i) dina kontaktuppgifter;
(ii) ditt personnummer;
(iii) kopia av identitetshandling;
(iv) uppgifter om du uppfyller eventuella krav vi uppställt för hyresobjektet;
(v) information om sysselsättning;
(vi) ekonomisk information;
(vii) information om eventuella intresseanmälningar du gör; och 
(viii) annan information du väljer att lämna i samband med din intresseanmälan.

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Om du är intresserad av att hyra ett hyresobjekt av oss kommer vi att behandla dina Personuppgifter för att kunna kontakta dig, visa hyresobjektet för dig och för att bedöma dig som hyresgäst.

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter 

Om du vill bli hyresgäst hos KlaraBo eller något av våra helägda dotterbolag, behandlar vi dina Personuppgifter för att behandlingen är nödvändig för att kunna ingå ett eventuellt hyresavtal med dig. KlaraBo och dess dotterbolag är gemensamt personuppgiftsansvariga och har därför träffat en överenskommelse som innebär att KlaraBo är ansvarig för att uppfylla våra helägda dotterbolags åtaganden gentemot dig som anmäler ditt intresse för ett hyresobjekt hos något av våra dotterbolag. Det innebär exempelvis att om du vill utnyttja dina rättigheter enligt punkten 5 vänder du dig i första hand till KlaraBo. Inget hindrar dig dock från att vända dig direkt till respektive dotterbolag.

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

KlaraBo sparar inte uppgifter om intresseanmälningar efter det att det aktuella objektet har tilldelats en hyresgäst.

Om du är hyresgäst hos oss

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

Om du är hyresgäst hos oss kan vi komma att samla in och behandla följande Personuppgifter om dig:

(i) dina kontaktuppgifter;
(ii) ditt personnummer;
(iii) information om hyresobjektet; 
(iv) information om felanmälningar; och
(v) eventuella uppgifter om störningar, incidenter eller obetald hyra.

I vissa av våra fastigheter har vi digitala system för nyckeltaggar, tvättbokning och porttelefon. Om du är hyresgäst i någon av dessa fastigheter kan vi komma att behandla Personuppgifter kopplade till din användning av våra digitala system för nyckeltaggar, tvättbokning och porttelefon. 

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Om du är hyresgäst hos oss behandlar vi dina Personuppgifter för följande ändamål:

(i) för att kunna administrera ditt hyresavtal, t.ex. genom att skicka ut hyresavier och genomföra reparationer och service;
(ii) för att kunna tillhandahålla tjänster kopplade till ditt hyresobjekt såsom elektronisk nyckeltagg, porttelefon och tvättbokningssystem;
(iii) för att kunna skicka ut information till dig om ditt boende; och 
(iv) för att kunna ta tillvara våra rättsliga intressen, t.ex. när det gäller registrering av störningar, incidenter eller obetald hyra; och
(v) för att kunna uppfylla krav enligt lag. 

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

Om du är hyresgäst hos KlaraBo eller något av våra helägda dotterbolag, behandlar vi dina Personuppgifter för att behandlingen är nödvändig för att fullgöra hyresavtalet med dig. KlaraBo och dess dotterbolag är gemensamt personuppgiftsansvariga och har därför träffat en överenskommelse som innebär att KlaraBo är ansvarig för att uppfylla våra helägda dotterbolags åtaganden gentemot dig som hyresgäst. Det innebär exempelvis att om du vill utnyttja dina rättigheter enligt avsnitt 5 vänder du dig i första hand till KlaraBo. Inget hindrar dig dock från att vända dig direkt till respektive dotterbolag.

För att vi ska kunna tillhandahålla dig den lägenhet eller lokal som du vill ha behöver vi behandla till exempel Personuppgifter om vem du är, dina kontaktuppgifter och vilket hyresobjekt avtalet avser. För att du ska kunna nyttja våra tjänster kopplade till ditt hyresavtal såsom våra digitala tjänster för tvättbokning, elektronisk nyckeltagg och porttelefon behöver vi behandla uppgifter kopplade till din användning av sådana digitala system.

För att kunna säkerställa att våra hyresgäster uppfyller de krav som uppställs i hyresavtalet och i lag samt för att ta tillvara på KlaraBos rättsliga intressen kan vi också behandla Personuppgifter om våra hyresgäster såsom störningar, incidenter eller obetald hyra.

KlaraBo kan även behandla dina Personuppgifter för att uppfylla krav enligt lag eller myndighetskrav. Den lagliga grunden för sådan behandling är att den är nödvändig för att KlaraBo ska kunna uppfylla lagkrav som åligger oss.

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

Om du är hyresgäst hos oss sparar KlaraBo inte dina Personuppgifter efter det att ditt hyreskontrakt har löpt ut, om det inte behövs för att följa lagkrav, för att bevaka KlaraBos rättsliga intressen, exempelvis om det pågår en juridisk process, eller för något annat berättigat intresse. Personuppgifter om försenade hyresinbetalningar eller störningar sparas endast under sådan tid som behövs för att KlaraBo ska kunna ta ställning till om någon särskild åtgärd behöver vidtas, dock aldrig längre än två år.

Om du vistas på platser där KlaraBo bedriver kameraövervakning

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

I anslutning till vissa av KlaraBos fastigheter använder sig KlaraBo av kameraövervakning av säkerhetsskäl. Vi kan i samband med detta komma att behandla Personuppgifter om dig i form av video- och bildmaterial. Alla kameror är tydligt utmärkta genom skyltning och videomaterialet lagras endast under en begränsad tidsperiod i syfte att säkerställa säkerheten i och omkring våra fastigheter.

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

KlaraBo använder sig av kameraövervakning för att säkerställa säkerheten i och omkring våra fastigheter.

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

Den rättsliga grunden för vår behandling av dina Personuppgifter genom kameraövervakning är att behandlingen är nödvändig för KlaraBos berättigade intresse av att kunna säkerställa säkerheten i och omkring våra fastigheter (intresseavvägning).

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

KlaraBo sparar endast kameraövervakningsmaterial under den tid som behövs för att kunna upptäcka eventuella säkerhetsincidenter. För det fall ingen säkerhetsincident har upptäckts inom 72 timmar från dess materialet samlades in kommer materialet automatiskt att raderas. 

Om du kontaktar oss 

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

KlaraBo samlar in sådana Personuppgifter som du frivilligt tillhandahåller oss när du kontaktar oss genom till exempel e-post, telefon eller sociala medier såsom namn, e-postadress, telefonnummer och annan information om dig själv som du uppger

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Om du kontaktar oss kommer vi behandla dina Personuppgifter för att kunna kontakta dig och besvara eventuella frågor som du har ställt till oss.

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

När du kontaktar oss och ställer frågor till oss behandlar vi dina Personuppgifter baserat på KlaraBos berättigade intresse av att ge dig sådan information som du har efterfrågat (intresseavvägning).

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

Dina Personuppgifter sparas endast så länge det finns ett behov av att spara dem för att kunna kommunicera med dig.

Om du ger ditt medgivande till publicering av dina Personuppgifter på våra sociala medier 

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

KlaraBo kan komma att samla in och publicera Personuppgifter såsom bilder på dig på våra sociala medier under förutsättning att du gett ditt medgivande till sådan publicering.  

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Om du gett ditt medgivande till att vi publicerar dina Personuppgifter på våra sociala medier sker sådan publicering för att KlaraBo ska kunna informera om och marknadsföra vår verksamhet. 

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

Om du gett ditt medgivande till att vi publicerar bilder eller andra Personuppgifter om dig på sociala medier sker sådan behandling eftersom den är nödvändig för KlaraBos berättigade intresse av att kunna informera om och marknadsföra vår verksamhet (intresseavvägning). 

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

Bilder och annat material på våra sociala medier används under så lång tid som KlaraBo bedömer att materialet är relevant för att informera om eller marknadsföra vår verksamhet eller tills dess du ber oss radera sådana Personuppgifter.

Om du är kontaktperson hos någon av våra samarbetspartners eller leverantörer

Vilka Personuppgifter behandlar vi?

Om du är kontaktperson för någon av våra samarbetspartners eller leverantörer kan vi komma att behandla dina kontaktuppgifter och uppgift om din koppling till vår samarbetspartner eller leverantör.

Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Om du är kontaktperson för någon av våra samarbetspartners eller leverantörer behandlar KlaraBo dina Personuppgifter för att kunna administrera affärsrelationen med det bolag eller den organisation du representerar.

Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

Om du är kontaktperson hos någon av våra samarbetspartners eller leverantörer behandlar vi dina Personuppgifter för KlaraBos berättigade intresse av att administrera vår affärsrelation med det bolag/organisation du representerar och för att ta tillvara våra rättsliga intressen gentemot sådant bolag/organisation (intresseavvägning).

Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

Om det bolag eller organisation som du representerar har en avtalsrelation med oss kommer vi att spara dina Personuppgifter till dess att avtalsrelationen med bolaget/organisationen upphör eller till dess vi får meddelande om att du inte längre representerar bolaget/organisationen ifråga. Om dina Personuppgifter är angivna som en del i avtalstexten i något avtal mellan oss och det bolag/organisation du representerar kan vi dock fortsätta behandla dina Personuppgifter som en del av avtalstexten, så länge avtalet sparas för syftet att ta tillvara på KlaraBos rättsliga intressen.

Vem lämnar vi ut dina personuppgifter till?

KlaraBo kan komma att dela dina Personuppgifter med andra bolag i koncernen eller sådana samarbetspartners som vi engagerar som personuppgiftsbiträden för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig (t.ex. för att sköta fastighetsförvaltning eller skicka ut hyresavier). Sådana samarbetspartners eller koncernbolag kan få tillgång till dina Personuppgifter när de utför tjänster åt oss i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina Personuppgifter enligt punkten 2 ovan, men de får aldrig använda dina Personuppgifter för något annat ändamål. 

Personuppgifter kan lämnas ut av KlaraBo om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna ta tillvara på våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem. KlaraBo kan i vissa fall också behöva lämna ut uppgifter på begäran av myndigheter eller till andra parter inom ramen för domstols- eller företagsförvärvsprocesser eller liknande.

Vissa av KlaraBos IT-leverantörer har sin verksamhet utanför EU/EES. När Personuppgifter delas med dessa leverantörer har KlaraBo säkerställt att skyddsnivån är likvärdig den som gäller inom EU/EES, genom att vidta de åtgärder som krävs för att på ett lagligt sätt överföra Personuppgifter till länder utanför EU/EES såsom t.ex. att tillämpa av EU kommissionen beslutade standardavtalsklausuler. I övrigt kommer KlaraBo inte föra över dina Personuppgifter till något land utanför EU/EES. 

Skyddet av dina personuppgifter

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina Personuppgifter till oss. KlaraBo har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina Personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. 

För att säkerställa att Personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder KlaraBo sig av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de Personuppgifter som du lämnar via Internet kan KlaraBo komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana Personuppgifter över internet till våra eller våra IT-leverantörers servrar. KlaraBos säkerhetsrutiner uppdateras ständigt i takt med den tekniska utvecklingen.

Behörighet till personuppgifter styrs av unika rättigheter som tilldelas av närmsta chef. Säker inloggning sker med tvåstegsverifiering och starka lösenord.

För personuppgifter lagrade i Microsoft 365 används olika säkerhetsfunktioner, s.k. kvarhållningsprinciper, för att skydda personuppgift under en viss tid för att sedan tas bort när de inte längre behövs. 

Principen dataförlustskydd (där regler kan skapas som upptäcker till exempel personnummer eller kontonummer i dokument och mail, där användaren varnas om känslig information ska skickas eller sparas på ej i förväg godkända ställen) bidrar till att identifiera och skydda känslig information inom företaget, till exempel personnummer.

Datakryptering används när personuppgifter skickas eller hämtas.

Dina rättigheter

Tillgång, ändringar och tillägg

Du har alltid rätt att få veta vilka Personuppgifter vi behandlar om dig och få tillgång till dessa Personuppgifter. Detta innebär att du kan begära ett så kallat registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina Personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de Personuppgifter som behandlas. Dessutom kan du alltid be oss att ändra eller uppdatera dina Personuppgifter.

Begränsning, radering och dataportabilitet

Under särskilda omständigheter (vilka framgår av tillämplig dataskyddslagstiftning) har du rätt att be KlaraBo begränsa användningen av dina Personuppgifter eller radera dina Personuppgifter. Du har även rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina Personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Invändningar

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

Förfrågningar och klagomål

Tveka inte att kontakta KlaraBo om du har några frågor om denna personuppgiftspolicy, behandlingen av dina Personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt ovan (se kontaktinformation nedan under punkten 6).

Om du skulle vara missnöjd med vår behandling av dina Personuppgifter så får du gärna kontakta oss så ska vi göra vårt bästa för att tillmötesgå dina synpunkter. Din integritet är väldigt viktig för oss och vi strävar alltid efter att behandla dina Personuppgifter på bästa och säkraste möjliga sätt. Om du anser att vi brister i våra ambitioner har du rätt att inge eventuella klagomål angående KlaraBos behandling av dina Personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten hittar du på www.imy.se.

Kontaktinformation

Du kan kontakta oss genom att skicka brev till: KlaraBo Sverige AB, Hyllie Stationstorg 2, 215 32 Malmö, eller mejla oss på gdpr@klarabo.se. KlaraBo är gemensam kontaktpunkt även för dotterbolags personuppgiftsbehandling enligt dessa riktlinjer.

Om KlaraBo

KlaraBo är ett fastighetsbolag som förvärvar, uppför, äger och förvaltar attraktiva bostäder. Företaget grundades 2017 och agerar över hela landet. Strategin är att i tillväxtregioner förvärva befintliga bostadsfastigheter liksom mark för nyproduktion. Våra nyproducerade bostäder är egenutvecklade och ytsmarta, vilket bidrar till rimliga hyror. Såväl lägenheter som husens gestaltning utformas efter lokala behov i samarbete med kommunen. Nyproduktionen håller hög hållbarhetsstandard, eftersom byggnation sker främst i trä. KlaraBo är en långsiktig fastighetsägare.

Läs mer om oss

© KlaraBo Sverige AB 2021 | GDPR | Cookies

Skapad av Be Brightr